En el comercio exterior, cada detalle cuenta. Una autorización mal gestionada o un trámite incompleto puede detener toda una operación de importación o exportación. Por ello, comprender qué es el encargo conferido, su importancia legal y cómo gestionarlo paso a paso es fundamental para evitar errores y garantizar la correcta representación ante las autoridades aduaneras.
¿Qué es el Encargo Conferido?
El encargo conferido es el mandato legal y trámite electrónico obligatorio ante el SAT (Servicio de Administración Tributaria) mediante el cual un importador o exportador (persona física o moral) autoriza oficialmente a un agente aduanal para que actúe en su nombre y representación.
En esencia, es la autorización digital que permite al agente aduanal utilizar el RFC del cliente para transmitir legalmente los pedimentos y realizar el despacho aduanero. Sin este trámite, el agente no puede gestionar sus mercancías ante la aduana.
Fundamento legal clave
El encargo conferido está regulado principalmente por:
- Ley Aduanera, Artículo 59, Fracción III: Establece la obligación de los importadores y exportadores de otorgar la autorización electrónica correspondiente a su agente aduanal.
- Reglas Generales de Comercio Exterior (RCGMCE) 1.2.5 y 1.2.6: Detallan el procedimiento y los límites para personas físicas y morales.
- Artículo 165, Fracción III (Ley Aduanera): Prevén sanciones para agentes aduanales que realicen operaciones sin encargo conferido vigente.
La importancia del Encargo Conferido en el comercio exterior
El encargo conferido no es solo un trámite administrativo: es la base que permite la trazabilidad, legalidad y seguridad jurídica en cada operación de comercio internacional.
Contar con encargos conferidos actualizados garantiza que las operaciones:
- Se realicen bajo el nombre y RFC correctos del importador o exportador.
- Sean válidas ante el SAT y los sistemas aduaneros electrónicos (SAAI).
- Eviten sanciones o cancelaciones por parte de la autoridad aduanera.
- Mantengan un control confiable sobre los agentes aduanales que representan a la empresa.
Cuando este trámite no se realiza o se encuentra desactualizado, el agente aduanal no puede legalmente presentar pedimentos y la empresa corre el riesgo de que sus mercancías queden detenidas en aduana.
¿Quiénes deben presentarlo y cuáles son los límites?
Deben tramitar el encargo conferido:
- Personas físicas o personas morales inscritas y activas en el Padrón de Importadores o Padrón de Importadores de Sectores Específicos.
- Empresas que realicen operaciones de comercio exterior y requieran la intervención de un agente aduanal para importar o exportar mercancías.
| Tipo de contribuyente | Límite máximo de Encargos Conferidos vigentes |
| Personas Físicas | 10 encargos conferidos |
| Personas Morales | 30 encargos conferidos |
Requisitos para tramitar el Encargo Conferido ante el SAT
Antes de iniciar el trámite, es fundamental verificar que la empresa o persona cumpla con los siguientes requisitos:
- Estar activo en el Padrón de Importadores (para operaciones de importación).
- Contar con e.firma vigente (anteriormente FIEL).
- Tener RFC y contraseña activa.
- Estar al corriente en el cumplimiento de obligaciones fiscales.
- Domicilio fiscal localizado o en proceso de verificación.
- Datos de la patente aduanal del agente que se autorizará.
Cumplir con estos puntos garantiza que el trámite pueda realizarse sin contratiempos dentro del portal del SAT.
Pasos para obtener el Encargo Conferido
El trámite es completamente gratuito y se realiza en línea a través del portal del SAT:
- Ingresar al portal del SAT.
- Seleccionar la opción “Actualiza tus encargos conferidos” en la sección de Trámites del RFC.
- Iniciar sesión con RFC y contraseña o e.firma.
- Proporcionar los datos de la patente del agente aduanal que se desea autorizar.
- Definir la vigencia del encargo (puede ser indefinida o anual).
- Confirmar y firmar digitalmente la solicitud.
- Descargar e imprimir el acuse de actualización.
- ¡Paso Crítico! El agente aduanal debe aceptar el encargo en su propio sistema para que el trámite quede oficialmente registrado y activo.
Vigencia, Revocación y Actualización
Aunque el encargo conferido puede emitirse con vigencia indefinida, se recomienda revisarlo al menos una vez al año.
Revocación:
El sistema permite revocar encargos conferidos en cualquier momento. Si un agente deja de trabajar para su empresa, es obligatorio revocar su encargo para evitar responsabilidades futuras por operaciones indebidas. La revocación también se realiza en el portal del SAT con la e.firma.
Comparativa: Encargo Conferido vs. Carta Encomienda
Es común confundir ambos términos, pero su naturaleza y finalidad son distintas. Ambos son complementarios para la seguridad jurídica.
| Elemento | Encargo Conferido | Carta Encomienda |
| Naturaleza | Trámite electrónico ante el SAT. | Documento privado (físico o digital) entre la empresa y el agente. |
| Autoridad | SAT (requiere e.firma y aceptación de patente). | Contribuyente y agente aduanal (requiere firma simple/contrato). |
| Finalidad | Autorizar legalmente al agente aduanal ante la autoridad. | Detallar las instrucciones operativas específicas del despacho (valores, mercancía, tipo de servicio). |
| Obligatoriedad | Obligatorio por Ley Aduanera (Art. 59). | Obligatorio por uso y contrato de prestación de servicios. |
| Vigencia | Indefinida o definida en el sistema SAT. | Establecida por el contrato o por cada operación. |
Errores comunes que invalidan el trámite
En nuestra experiencia, muchos contribuyentes cometen errores que pueden tener consecuencias legales o retrasos operativos:
- Registrar una patente incorrecta o vencida.
- Olvidar la aceptación por parte del agente aduanal (el trámite no se activa).
- No revocar encargos anteriores, provocando duplicidades o confusiones.
- e.firma caduca o domicilio fiscal no localizado.
Consecuencias legales
No tramitar o mantener actualizado el encargo conferido puede derivar en:
- Imposibilidad de despacho: El agente aduanal no puede realizar pedimentos, deteniendo la mercancía.
- Suspensión temporal en el Padrón de Importadores (si la operación se considera indebida).
- Sanciones administrativas (Art. 165, Fracción III, Ley Aduanera).
- Pérdidas económicas por retención de mercancías en aduana o costos de almacenaje.
Ejemplo Práctico: Una empresa de electrónica intentó importar un cargamento, pero el sistema rechazó el pedimento por encargo conferido vencido. El resultado fue la retención del embarque por 48 horas y la generación de costos de almacenaje, afectando la cadena de suministro.
Buenas prácticas para la gestión de Encargos Conferidos
Para reforzar la seguridad jurídica y operativa, recomendamos adoptar las siguientes buenas prácticas:
- Mantener un registro digital actualizado de todos los agentes autorizados y sus patentes.
- Revisar la vigencia de los encargos y la e.firma cada seis meses.
- Establecer protocolos internos para la revocación inmediata al cambiar de agente.
- Conservar siempre el acuse de alta o revocación en formato digital.
¿Es posible realizar despachos sin Agente Aduanal?
Sí, la Ley Aduanera permite que una persona física o moral pueda despachar mercancías sin agente aduanal. No obstante, el proceso requiere:
- Autorización expresa del SAT.
- Sistemas electrónicos compatibles con el sistema aduanero.
- Personal altamente capacitado para transmitir pedimentos y manejar la normatividad.
En la práctica, debido a la complejidad y el alto riesgo de error, trabajar con un agente aduanal autorizado sigue siendo la opción más segura y eficiente.
Conclusión
El encargo conferido es mucho más que una formalidad: es un requisito esencial que da validez legal y seguridad a las operaciones de comercio exterior. Tramitarlo correctamente y mantenerlo actualizado permite a las empresas evitar sanciones, retrasos y pérdidas económicas.
En un entorno donde las regulaciones cambian con frecuencia, mantener el cumplimiento aduanero no solo es una obligación, sino una ventaja competitiva.
