Si eres emisor o receptor de facturas electrónicas en México, tarde o temprano podrías necesitar anular una de ellas. La cancelación de un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI 4.0) ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT) es un trámite que no debe tomarse a la ligera: debe cumplir requisitos, contar con motivos válidos, y en muchos casos, la aceptación del receptor.
¿Qué significa cancelar una factura ante el SAT?
Cancelar una factura significa anular un CFDI que ya fue emitido, de manera que deje de considerarse como ingreso registrado del emisor y pueda ajustarse la contabilidad del receptor-emisor sin generar irregularidades. Es una herramienta de corrección fiscal, no un recurso para hacerlo “porque sí”.
Cuando se cancela un CFDI, se debe comunicar al SAT mediante su portal, indicar un motivo, y en los casos que la normativa lo exige, obtener la aceptación del receptor.
Esto asegura que tanto emisor como receptor mantengan coherencia en sus registros y que la operación refleje la realidad económica.
Motivos válidos para cancelar un CFDI 4.0
Claves oficiales del SAT
El SAT aprobó un catálogo de motivos para la cancelación de CFDI 4.0. Estas son las principales:
- 01 – Comprobante emitido con errores con relación: Se utiliza cuando se debe emitir un nuevo CFDI que sustituya al anterior, y se debe relacionar el folio fiscal que se cancela.
- 02 – Comprobante emitido con errores sin relación: Para facturas con errores que no requieren sustituirse ni relacionarse con otro CFDI.
- 03 – No se llevó a cabo la operación: Si la transacción nunca se concretó.
- 04 – Operación nominativa relacionada en una factura global: Cuando una operación que estaba en una factura global al público en general debe documentarse individualmente.
¿Cuándo aplica cada motivo?
- Si emitiste una factura con el RFC del cliente incorrecto, clave de producto errónea o valor mal capturado → usa clave 02 o 01 (si vas a emitir sustituto).
- Si la transacción nunca se consumó o se canceló antes del pago → clave 03.
- Si facturaste al público en general con una global y luego un cliente te solicita su comprobante nominativo → clave 04.
Requisitos y condiciones que debes cumplir
- La factura debe estar del mismo ejercicio fiscal en que se emitió (salvo excepciones justificadas).
- Debes indicar el motivo de la cancelación al momento de tramitarla en el portal del SAT.
- Si usas clave 01 (sustitución) debes relacionar el folio fiscal del nuevo CFDI que sustituye al cancelado.
- En muchos casos, se requiere la aceptación del receptor de la factura: el receptor recibirá una solicitud en su Buzón Tributario y tendrá 3 días hábiles para aceptar o rechazar. Si no responde, se considera aceptada.
- Existen casos en los que no se requiere aceptación del receptor: por ejemplo, CFDI de monto hasta $1,000 MXN, nómina, egreso, traslado, expedida al público en general o residentes en el extranjero.
Paso a paso para cancelar una factura en el portal del SAT
Proceso estándar
- Accede al portal del SAT > “Factura electrónica” > “Cancela y recupera tus facturas” o el módulo correspondiente.
- Autentícate con tu e.firma o contraseña del SAT.
- Selecciona la opción: “Consultar facturas emitidas” (o “Emitidas y recibidas”).
- Localiza la factura que deseas cancelar (por fecha, monto, folio fiscal).
- Selecciona “Cancelar factura” y elige la clave de motivo que corresponde (01-04). Si corresponde una sustitución, indica el folio fiscal del comprobante nuevo.
- Envía la solicitud. Si la normativa lo exige, espera la aceptación o rechazo del receptor (3 días hábiles).
- Descarga el acuse de cancelación (PDF/XML) y guarda el soporte en tu contabilidad.
- Si aplica, emite el nuevo CFDI sustituto y envía al receptor.
Tip rápido para agilizar el trámite
- Asegúrate de revisar antes los datos del CFDI: si ya tiene documentos relacionados o está fuera de plazos, podría aparecer como “no cancelable”.
- Si necesitas cancelar muchas facturas, evalúa el uso de un software de facturación que permita cancelaciones masivas, siempre respetando los requisitos.
Casos frecuentes y errores comunes (y cómo evitarlos)
| Error | ¿Qué sucede? | ¿Cómo evitarlo? |
|---|---|---|
| Monto o clave de producto incorrectos | Se requiere clave 02 (o 01 si se va a sustituir) | Verifica los datos antes de emitir la factura. |
| Se omitió relacionar el folio fiscal al usar clave 01 | El SAT puede rechazar la cancelación o marcarla “no cancelable” | Siempre incluye el folio del CFDI sustituto cuando aplique. |
| Receptor no contesta solicitud de cancelación | Si no se responde en 3 días hábiles, se considera aceptación; si rechaza, la factura no se cancela | Monitorea el Buzón Tributario del cliente y comunícalo. |
| Factura emitida fuera del ejercicio fiscal y se intenta cancelar sin justificación | Puede requerir declaración complementaria o rechazo de la autoridad | Emite la factura correctamente o cancela lo antes posible. |
Buenas prácticas para tu contabilidad y cumplimiento
- Implementa un control interno de emisión y cancelación de CFDI: registra cuándo se emite, cuándo se cancela, motivo, soporte.
- Conserva los acuses de cancelación y los nuevos CFDI sustitutos en formato digital y vincúlalos al expediente del cliente.
- Capacita a tu equipo (o tú mismo, si eres independiente) sobre la versión 4.0 del CFDI, las claves de motivo y los plazos del SAT.
- Realiza auditorías internas periódicas para verificar que no haya facturas emitidas con errores que deban cancelarse.
- Si usas un proveedor de certificación o software de facturación, asegúrate que esté actualizado y permita gestionar cancelaciones correctamente.
Preguntas frecuentes (FAQ)
- ¿Se puede cancelar una factura emitida en otro ejercicio fiscal?
- Sí, pero solo en casos justificados y puede requerir aceptación del receptor o incluso una declaración complementaria.
- ¿Qué pasa si no elijo correctamente el motivo de cancelación?
- La solicitud puede ser rechazada por el SAT o la factura puede quedarse como “no cancelable”, lo que obliga a emitir nuevo CFDI correctamente.
- ¿El receptor siempre debe aceptar la cancelación?
- No siempre. Depende de la situación. En algunos casos no se requiere aceptación del receptor (por ejemplo montos menores, nómina, público en general).
- ¿Puedo reactivar una factura cancelada por error?
- No, no es posible reactivar una factura cancelada. Si la cancelaste por error, lo adecuado es emitir un nuevo CFDI.
Conclusión
Cancelar facturas en el SAT es un trámite esencial pero debe realizarse con precisión y cumplimiento normativo. Si sigues los pasos descritos, eliges el motivo adecuado, obtienes la aceptación cuando se requiere, y conservas los acuses correspondientes, garantizas que tus registros contables y fiscales estén en orden.
